Scanning Dokumen (Pemindaian), Pencitraan Digital, dan Penyimpanan Dokumen

Digitalisasi dokumen untuk melancarkan kinerja kolaborasi

Apabila perusahaan Anda masih menggunakan dokumen kertas dan elektronik tanpa sistem yang menggabungkan kedua jenis informasi tersebut, Anda dan karyawan Anda butuh banyak waktu untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Dokumen kertas juga susah dibagikan ke pekerja yang ada di tempat berbeda.

Ketika tempat kerja berbasis digital dan pengaturan kerja hybrid menjadi hal lazim di Indonesia, akses jarak jauh terhadap dokumen sangatlah penting untuk meningkatkan alur kerja dan efisiensi bisnis. Di sinilah layanan digitalisasi dokumen dari Iron Mountain dapat membantu.

Jasa digitalisasi dan penyimpanan dokumen digital

Melalui keahlian jasa scanning dokumen (pemindaian) dan penyediaan infrastruktur penyimpanan cloud (penyimpanan awan) yang modern dan aman, kami membantu Anda menyimpan dan menemukan semua dokumen yang Anda perlukan dalam satu tempat.

Ragam jasa scanning dokumen

Kita dapat:

• Memindai (scan) dan mendigitalkan informasi baru
• Mendigitalkan dokumen yang ada
• Arsip untuk keamanan maksimum dan aksesibilitas

Pengelolaan Transisi Digital

Kami menawarkan:

• Pemindaian massal untuk dokumen arsip
• Pemindaian dokumen baru di hari yang sama sebagai bagian dari alur kerja anda
• Berdasarkan permintaan, pemindaian catatan kertas disimpan oleh kami
• Penghasilan teks OCR - perangkat lunak kami dapat mengekstrak data dari dokumen yang sudah dipindai secara otomatis, dan bahkan bisa membaca barcode dan tulisan tangan
• Proses terbaik untuk keamanan dokumen, akses dan kepatuhan

Manfaat konversi dokumen ke digital dan penyimpanan di cloud

• Hemat tempat penyimpanan. Tidak banyak menghabiskan ruang untuk menyimpan dokumen.
• Keamanan informasi. Informasi elektronik Anda akan di enkripsi saat disimpan dan selama transmisi melalui jaringan aman dengan akses dibatasi oleh kunci enkripsi. Hanya pengguna yang berwenang dapat mengakses informasi.
• Sentralisasi akses ke berbagai dokumen*. Anda dapat mengintegrasikan dokumen dari lokasi lain, seperti penyimpanan cloud lainnya dan sistem manajemen konten (ECM) perusahaan. Penyimpanan terpusat meningkatkan visibilitas, koneksi, akses, dan mudah berbagi file.
• Pencarian cepat*. Menggunakan teknologi pengenalan karakter optik (OCR), konten dokumen Anda akan dapat dicari sepenuhnya berdasarkan teks atau indeks, tersedia untuk berbagai jenis file dan dalam 50+ bahasa.

Alur kerja scanning dan penyimpanan dokumen

Iron Mountain akan mengunjungi kantor atau lokasi Anda untuk mengambil berkas dokumen. Apabila Anda punya arsip fisik yang sudah disimpan di kami, gunakan alat pemesanan Iron Mountain online Anda untuk memilih dokumen yang ingin Anda pindai (scan) atau citrakan.

Dokumen akan dibawa ke pusat tempat scanning dimana dokumen kertas akan dipersiapkan untuk di scan. Setelah itu, tenaga ahli kami akan memulai scanning, pencitraan digital, dan dokumen akan di digitalisasi (di konversi dari format fisik ke digital). Setelah scan selesai, kami akan mengembalikan dokumen tersebut ke lokasi penyimpanan aslinya. Selanjutnya kami akan mengecek kualitas scanning, mengindeks dokumen yang ada, dan memverifikasi kelengkapan informasi.

Saat semua proses tersebut selesai, teknologi pengenalan karakter optik (OCR - Optical Character Recognition) akan membantu sistem kami untuk mengenali dan merekam konten dari dokumen yang sudah dikonversi. Tujuannya agar Anda dapat dengan mudah menemukan informasi dari dokumen yang sudah di scan melalui fitur pencarian di platform berbasis online - Iron Mountain ConnectTM. Dokumen yang sudah dikonversi atau di digitalisasi akan disimpan di penyimpanan cloud yang aman.

Langkah terakhir adalah bagi kami untuk mengintegrasikan dokumen Anda yang sudah dalam format digital (contohnya dokumen dalam penyimpanan cloud Anda, atau sistem manajemen konten (ECMS) perusahaan), kedalam penyimpanan cloud yang sama dengan dokumen yang telah di digitalisasi. Hasil dari semua kegiatan ini adalah satu tempat penyimpanan aman yang menyimpan semua dokumen Anda lengkap dengan fitur pencarian, akses kontrol sesuai pengguna, dan akses tersentralisasi melalui platform Iron Mountain ConnectTM.

Lihat diagram dibawah ini untuk ilustrasi: