PRIVACY NOTICE – IRON MOUNTAIN INDONESIA

PRIVACY NOTICE – IRON MOUNTAIN INDONESIA

  1. Home
  2. Kebijakan Privasi

KERAHASIAAN ANDA PENTING BAGI IRON MOUNTAIN

Iron Mountain Indonesia (disebut sebagai “Iron Mountain” atau “Kami" dalam Pemberitahuan Privasi ini) telah mengembangkan Pemberitahuan Privasi ini untuk menginformasikan kepada Anda mengenai bagaimana Kami memproses dan melindungi Data Pribadi yang Kami Kumpulkan, Gunakan atau Bagikan di lingkungan Iron Mountain dan dengan pihak ketiga. Pemberitahuan Privasi ini juga mencakup bagaimana Iron Mountain membuat Data Pribadi yang dimilikinya dapat diakses dan dikoreksi oleh Anda selaku konsumen dan selaku subjek data.

Pemberitahuan Privasi ini telah disusun dengan memperhatikan kewajiban Iron Mountain berdasarkan hukum yang relevan dan berlaku, termasuk Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik serta peraturan- peraturan pelaksanaannya, sebagaimana diubah, dicabut atau diganti (“Peraturan Privasi”).

Mohon agar membaca Pemberitahuan Privasi ini. Dengan menggunakan Situs Web Kami, mengakses layanan Kami, atau dengan menerima pemberitahuan dari Iron Mountain mengenai bagaimana Anda dapat mengakses Pemberitahuan Privasi ini, baik melalui telepon, surel, atau lainnya, Anda menyetujui Pengumpulan, Penggunaan dan pengungkapan Data Pribadi Anda sebagaimana tercantum dalam Pemberitahuan Privasi ini. Jika Anda adalah pelanggan Iron Mountain, mungkin terdapat syarat dan ketentuan tambahan dalam Perjanjian Layanan Anda yang mungkin lebih diutamakan dibandingkan dengan syarat dan ketentuan dalam Pemberitahuan Privasi ini.

Kami dapat Mengumpulkan, menyimpan, dan memproses Data Pribadi para pelanggan Iron Mountain, hanya atas nama pelanggan kami dan arahan mereka. Untuk tujuan tersebut, Kami bertindak dan harus dianggap sebagai pemroses data, dan bukan sebagai pengendali data dari Data Pribadi tersebut. Pelanggan Iron Mountain akan dianggap sebagai pengendali data dari Data Pribadi tersebut dan bertanggung jawab untuk mematuhi semua peraturan perundang-undangan yang mungkin berlaku untuk pengumpulan, penggunaan dan pengendalian Data Pribadi tersebut. Pelanggan Iron Mountain yang menggunakan layanan Kami dengan demikian bertanggung jawab untuk mendapatkan persetujuan dan izin yang diperlukan, serta untuk memberikan pemberitahuan privasi yang diperlukan untuk pengumpulan dan penggunaan informasi tersebut.

1. PENGUMPULAN DATA PRIBADI ANDA

1.1 Iron Mountain Mengumpulkan Data Pribadi tentang pelanggan individualnya, calon pelanggan individualnya, perwakilan pelanggan korporat dan calon pelanggan korporat, vendor, calon vendor, masyarakat umum (melalui CCTV Kami) dan pengguna Situs Web yang secara wajar diperlukan untuk, atau terkait langsung dengan, satu atau lebih fungsi atau kegiatan Kami. Iron Mountain juga dapat mengumpulkan informasi dari para calon karyawan yang akan diberikan pemberitahuan privasi perekrutan.

1.2 Data Pribadi dapat Dikumpulkan melalui Situs Web Kami, melalui telepon, dalam aplikasi yang berhadapan langsung dengan pelanggan (customer-facing application) atau lainnya. Di Situs Web kami, Data Pribadi (seperti nama, alamat, nomor telepon, atau alamat surel Anda) dikumpulkan ketika Anda secara sukarela mengirimkannya melalui formulir web, seperti ketika meminta informasi produk atau mengunduh studi atau dokumen informasi/laporan (whitepaper). Informasi lain yang mungkin juga merupakan Data Pribadi (seperti jenis browser, sistem operasi, alamat IP, nama domain, jumlah kunjungan Anda ke Situs Web, tanggal kunjungan Anda ke Situs Web dan jumlah waktu yang Anda habiskan untuk melihat Situs Web) dapat dikumpulkan. melalui kuki (cookies) dan teknologi pelacakan lainnya (seperti file GIF transparan). Selain melalui Situs Web, Data Pribadi juga dapat dikumpulkan secara langsung oleh Kami atau oleh perwakilan Kami ketika Anda menandatangani suatu kontrak dengan Kami atau menghubungi Kami untuk mengajukan pertanyaan atau keluhan melalui telepon, surel, atau melalui pos. Kami atau perwakilan Iron Mountain dapat Mengumpulkan detail kontak bisnis Anda dan informasi mengenai profesi Anda atau karyawan Anda, serta informasi tentang Anda jika Anda menghadiri rapat, acara, atau konferensi yang Kami selenggarakan atau ketika Anda mendaftar ke buletin Kami.

1.3 Pada saat atau sebelum, atau, jika tidak dapat dilakukan, sesegera mungkin setelah dapat dilakukan, Kami Mengumpulkan Data Pribadi Anda, Kami akan memberi tahu Anda dengan memberikan akses ke Pemberitahuan Privasi ini kepada Anda.

1.4 Iron Mountain tidak akan Mengumpulkan Data Pribadi secara diam-diam atau dengan cara curang dan tidak akan menjual Data Pribadi Anda kepada pihak ketiga mana pun (kecuali dalam proses penjualan bisnis, dll.).

2.BAGAIMANA KAMI MENGGUNAKAN INFORMASI ANDA DAN KAPAN KAMI DAPAT MEMBAGIKANNYA

2.1 Informasi Pribadi Anda tidak akan digunakan untuk tujuan lain selain daripada yang diatur dalam Pemberitahuan Privasi ini. Kami akan menggunakan informasi yang Anda berikan:

    (a) untuk menjawab pertanyaan spesifik Anda atau menanggapi keluhan Anda. Sebagai contoh, jika Anda menghubungi Kami dengan pertanyaan teknis, Kami akan menggunakan informasi kontak dan informasi teknis Anda untuk menyelesaikan masalah tersebut;

    (b) untuk mengelola dan mengembangkan Situs Web;

    (c) untuk tujuan bisnis umum Kami, seperti administrasi akun pelanggan Anda, untuk mengundang Anda ke acara-acara, menangani pertanyaan-pertanyaan Anda atau untuk tujuan pemasaran atau penjualan;

    (d) sehubungan dengan penjualan, penggabungan atau pengalihan, baik yang direncanakan atau aktual, atas seluruh atau sebagian dari bisnis atau divisi;

    (e) untuk memenuhi persyaratan hukum atau peraturan;

    (f) sebagaimana dijelaskan dalam Pemberitahuan Privasi ini; dan

    (g) atas pilihan Anda, untuk mengirim materi pemasaran tambahan yang berkaitan dengan Iron Mountain kepada Anda.

2.2 Dari waktu ke waktu Kami dapat Membagikan Data Pribadi Anda dengan organisasi-organisasi di luar Iron Mountain atau dengan entitas Iron Mountain lainnya (termasuk di negara-negara di luar Indonesia) untuk memenuhi tujuan yang dijelaskan dalam Pemberitahuan Privasi ini atau, jika diperlukan, untuk tujuan hukum lainnya. Entitas-tentitas tersebut melaksanakan, di antara layanan lainnya, layanan Kami berupa:

    (a) fungsi penagihan dan pemulihan utang;

    (b) pertanyaan pelanggan;

    (c) layanan teknologi informasi dan layanan cloud;

    (d) layanan pemasaran dan komunikasi (termasuk riset pasar);

    (e) analisis penggunaan situs web;

    (f) untuk mendukung atau memfasilitasi kegiatan yang dimaksud dalam paragraf 2 Pemberitahuan Privasi ini; dan

    (g) penasihat dan perusahaan asuransi.

2.3 Kami juga dapat Membagikan Data Pribadi Anda dengan entitas yang berkaitan dengan penjualan, penggabungan, atau pengalihan yang direncanakan atau aktual atas seluruh atau sebagian dari bisnis atau divisi. Selain itu, Kami mungkin memiliki kewajiban hukum untuk mengungkapkan Informasi Pribadi Anda kepada orang lain, dan hanya sebagaimana yang diizinkan atau disyaratkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pengungkapan tersebut dapat dilakukan kepada pengadilan, untuk menanggapi permintaan yang sah dari otoritas publik, regulator dan lembaga penegak hukum di Indonesia dan di seluruh dunia atau untuk melindungi dan membela hak dan properti Kami.

2.4 Selain itu, Iron Mountain menggunakan upaya kontraktual atau upaya lainnya untuk mencegah:

    (a) Data Pribadi Anda yang ditransfer ke organisasi dan entitas di atas agar tidak disimpan lebih lama dari yang diperlukan untuk tujuan yang dimaksudkan; dan

    (b) akses, pemrosesan, penghapusan, kehilangan, atau penggunaan yang tidak sah atau tidak disengaja dari Data Pribadi Anda yang ditransfer ke organisasi dan entitas tersebut untuk penyediaan layanan-layanan di atas.

2.5 Selanjutnya, Kami akan mengambil langkah-langkah yang dapat dilakukan secara wajar untuk memastikan bahwa organisasi-organisasi dan entitas-entitas ini terikat oleh kewajiban kerahasiaan sehubungan dengan perlindungan Data Pribadi Anda.

3.TRANSFER DATA PRIBADI

3.1 Jika kami mengirim Data Pribadi keluar dari Indonesia (baik kepada pihak ketiga atau entitas Iron Mountain lainnya), termasuk ke negara-negara yang memiliki tingkat pengaturan hukum perlindungan data yang berbeda dari Indonesia, untuk memenuhi tujuan sebagaimana dijelaskan dalam Pemberitahuan Privasi ini, Iron Mountain akan mengambil langkah-langkah yang wajar dan dapat dilaksanakan untuk membantu memastikan bahwa penerima menangani informasi tersebut sesuai dengan hukum yang berlaku, termasuk Peraturan Privasi. Transfer ke penyedia layanan dan pihak ketiga lainnya akan selalu dilindungi oleh komitmen- komitmen kontraktual dan, jika sesuai, jaminan lebih lanjut.

3.2 Iron Mountain dapat Membagikan Data Pribadi kepada penerima tanpa mematuhi ketentuan 3.1 jika:

    (a) Anda Diinformasikan Secara Tegas tentang pengungkapan yang dimaksudkan dari Data Pribadi Anda kepada penerima, dan Anda menyetujuinya secara tertulis; atau

    (b) Kami secara wajar berkeyakinan bahwa penerima tunduk pada hukum atau skema mengikat yang memberlakukan perlindungan informasi dengan cara yang, secara keseluruhan, setidaknya secara substansial mirip dengan cara Peraturan Privasi melindungi hal tersebut dan Anda dapat mengakses mekanisme pelaksanaan perlindungan Data Pribadi Anda berdasarkan hukum atau skema itu.

4.PEMASARAN LANGSUNG

4.1 Kami ingin menggunakan Data Pribadi Anda untuk memberi Anda informasi tentang produk dan layanan yang menurut Kami mungkin menarik bagi Anda atau pemberi kerja Anda. Kami bermaksud untuk Menggunakan Data Pribadi yang dikumpulkan dari individu-individu dalam kapasitas resminya dan layanan yang Kami promosikan jelas dimaksudkan untuk penggunaan bisnis yang ditargetkan. Jika persyaratan ini terpenuhi, Iron Mountain tidak perlu mendapatkan persetujuan dari individu ini dan ketentuan lain dalam Peraturan Privasi tidak berlaku untuk Iron Mountain.

4.2 Apabila Kami memiliki keraguan bahwa Data Pribadi yang dikumpulkan terkait dengan individu-individu dalam kapasitas resminya, Kami akan meminta persetujuan untuk Menggunakan dan/atau Membagikan setiap Data Pribadi yang Dikumpulkan dari Anda untuk tujuan Pemasaran Langsung sesuai dengan Peraturan Privasi, baik yang Dikumpulkan melalui telepon, Situs Web atau lainnya, tetapi tunduk pada ketentuan Pemberitahuan Privasi ini dan kewajiban kontraktual yang berlaku.

4.3 Dalam setiap komunikasi Pemasaran Langsung, Kami akan menyertakan:

    (a) pernyataan penting yang muncul pada bagian materi pemasaran yang relevan yang memberi tahu Anda tentang hak Anda untuk Memilih Keluar dari Pemasaran Langsung lebih lanjut; dan

    (b) cara sederhana bagi Anda untuk Memilih Keluar dari penerimaan komunikasi Pemasaran Langsung lebih lanjut dari jenis itu.

4.4 Jika Anda Memilih Keluar, Kami akan berhenti Menggunakan dan/atau mengungkapkan Data Pribadi Anda untuk tujuan Pemasaran Langsung.

5. MEMASTIKAN INFORMASI YANG AKURAT DAN MUTAKHIR

5.1 Kami mengambil langkah-langkah pencegahan yang wajar untuk memastikan bahwa Data Pribadi yang Kami Kumpulkan, Gunakan, dan Bagikan lengkap, relevan, dan mutakhir.

5.2 Namun, keakuratan informasi tersebut sangat bergantung pada informasi yang Anda berikan. Oleh karena itu, Kami menyarankan Anda untuk:

    (a) memberi tahu Kami jika terdapat kesalahan dalam Data Pribadi Anda; dan

    (b) terus mengabari Kami tentang perubahan-perubahan pada Data Pribadi Anda. Anda dapat mengubah rincian pribadi Anda dengan menggunakan fasilitas yang relevan di Situs Web Kami atau dengan menghubungi Iron Mountain melalui kontak yang dicantumkan dalam paragraf 12 atau dalam Perjanjian Layanan Anda.

6.BAGAIMANA KAMI MELINDUNGI INFORMASI ANDA

6.1 Iron Mountain mengambil langkah-langkah yang wajar untuk melindungi Data Pribadi Anda dari penyalahgunaan, gangguan, kehilangan, dan akses atau pengungkapan yang tidak sah. Perlindungan ini mencakup pengambilan langkah- langkah yang wajar untuk memusnahkan atau melakukan anonimisasi secara permanen terhadap Data Pribadi setelah tidak lagi diperlukan untuk tujuan apa pun dimana informasi tersebut dapat Digunakan atau Dibagikan sesuai dengan hukum yang berlaku.

6.2 Iron Mountain tidak akan berusaha mencocokkan data yang sudah dianonimisasi atau data anonim yang Dikumpulkan melalui survei atau perangkat daring (online) seperti "kuki (cookies)", dengan informasi yang mengidentifikasi seorang individu, tanpa memberi tahu individu yang terkait.

6.3 Iron Mountain mewajibkan karyawan dan kontraktornya untuk melaksanakan tugas mereka dengan cara yang sesuai dengan tanggung jawab hukum Iron Mountain dalam kaitannya dengan privasi, termasuk yang ada dalam Pemberitahuan Privasi ini.

6.4 Iron Mountain mengambil langkah-langkah yang wajar untuk memastikan bahwa Data Pribadi hanya dapat diakses oleh orang-orang yang benar-benar memiliki "kebutuhan untuk mengetahui" serta benar-benar memiliki "hak untuk mengetahui".

7.BAGAIMANA ANDA DAPAT MENGAKSES ATAU MEMPERBAIKI INFORMASI ANDA

7.1 Iron Mountain akan mengizinkan catatan Kami yang berisi Data Pribadi Anda untuk diakses oleh Anda jika diwajibkan oleh Peraturan Privasi atau Perjanjian Layanan Anda, sebagaimana berlaku. Namun, Kami dapat menolak untuk memberikan Anda akses ke Data Pribadi Anda sesuai dengan Peraturan Privasi jika satu atau lebih dari ketentuan yang terdapat dalam Peraturan Privasi tersebut - keadaan di mana pengguna data akan atau mungkin menolak untuk mematuhi permintaan akses data - berlaku, termasuk namun tidak terbatas dalam hal di mana:

    (a) pemberian akses ke informasi tersebut akan membawa dampak yang tidak wajar terhadap privasi individu lain;

    (b) informasi yang tidak memadai diberikan untuk menemukan Data Pribadi yang terkait dengan permintaan;

    (c) permintaan tidak secara tertulis dalam bahasa Indonesia atau Inggris; atau

    (d) memberikan akses semacam itu melanggar hukum karena alasan lain.

7.2 Jika Iron Mountain merasa cukup bahwa:

    (a) dengan memperhatikan tujuan penyimpanan informasi, informasi tersebut tidak akurat, tidak mutakhir, tidak lengkap atau tidak relevan atau menyesatkan; atau

    (b) Anda (sebagai orang yang terkait dengan Data Pribadi tersebut) meminta agar Kami memperbaiki informasi tersebut, Kami akan mengambil langkah-langkah yang wajar untuk memperbaiki catatan Kami yang berisi Data Pribadi Anda sesegera mungkin sesuai dengan Peraturan Privasi.

7.3 Jika Kami menolak memberi Anda akses ke Data Pribadi Anda sesuai dengan paragraf 7.1 di atas, Kami akan tetap mengambil semua langkah yang wajar untuk memberi Anda akses ke Data Pribadi Anda dengan cara yang memenuhi kebutuhan Anda dan Kami. Jika Data Pribadi disimpan oleh Iron Mountain berdasarkan suatu Perjanjian Layanan, Iron Mountain dapat merujuk Anda ke perusahaan yang terkait (yaitu pelanggan Kami) untuk menggunakan hak Anda berdasarkan Peraturan Privasi.

7.4 Jika Anda:

    (a) ingin mengajukan permintaan untuk mengakses dan/atau mengoreksi Data Pribadi Anda; atau

    (b) telah ditolak aksesnya ke Data Pribadi Anda oleh Kami dengan alasan apa pun yang diuraikan dalam Pemberitahuan Privasi ini dan Anda ingin menentang penolakan itu, Anda dapat melakukannya dengan menghubungi Tim Privasi & Kepatuhan yang perinciannya sebagaimana dicantumkan dalam paragraf 12.

7.5 Iron Mountain tidak akan membebankan biaya untuk memproses permintaan akses kecuali permintaan tersebut rumit atau padat sumber daya. Namun, Iron Mountain berhak untuk membebankan biaya administrasi jika seseorang meminta akses ke Data Pribadinya lebih dari sekali dalam periode tiga bulan.

7.6 Jika Iron Mountain menawarkan fasilitas manajemen akun daring (online), pelanggan dapat menggunakan kemampuan ini untuk mengontrol aspek akun mereka, termasuk mengubah atau memperbarui Data Pribadi tertentu.

8. KETERBUKAAN

8.1 Tim Privasi & Kepatuhan Iron Mountain akan menjadi titik kontak pertama untuk pertanyaan tentang masalah privasi. Jika Anda ingin mengajukan pertanyaan atau keluhan tentang privasi Anda, Anda harus menghubungi tim tersebut yang perinciannya sebagaimana dicantumkan dalam paragraf 12.

8.2 Anda akan menemukan bahwa dalam Situs Web Iron Mountain terdapat salinan Pemberitahuan Privasi ini.

9. TETAP BERADA DALAM KEADAAN ANONIM

9.1 Iron Mountain tidak akan mewajibkan pengunjung Situs Web Kami untuk memberikan Data Pribadi mereka kecuali Data Pribadi tersebut diperlukan untuk menjawab pertanyaan atau memberikan layanan. Namun, Iron Mountain dapat meminta pengunjung untuk memberikan Data Pribadi mereka secara sukarela ke Iron Mountain (misalnya, sebagai bagian dari kompetisi atau kuesioner).

9.2 Iron Mountain akan mengizinkan Anda untuk bertransaksi dengan Kami secara anonim atau dengan menggunakan nama samaran sepanjang hal tersebut wajar dan dapat dilakukan.

10. PERUBAHAN PEMBERITAHUAN PRIVASI

Iron Mountain dapat, atas kebijakan wajarnya sendiri, memperbarui Pemberitahuan Privasi ini kapan saja dan dari waktu ke waktu. Setiap perubahan akan efektif ketika diumumkan di Situs Web Kami. Apabila Anda terus menggunakan Situs Web dan layanan Kami, maka hal itu menunjukkan pengetahuan Anda terhadap segala perubahan pada Pemberitahuan Privasi ini. Semua Data Pribadi yang Dikumpulkan sebelum dan sesudah perubahan berlaku akan tunduk pada ketentuan kebijakan pada saat di mana Anda akan dianggap telah diberikan pemberitahuan, kecuali jika Anda menunjukkan sebaliknya dengan cara menghubungi Tim Privasi & Kepatuhan yang perinciannya sebagaimana tercantum dalam paragraf 12 atau kecuali jika ada syarat dan ketentuan privasi tambahan dalam Perjanjian Layanan Anda. Kami mendorong Anda untuk merujuk kembali ke halaman ini dan terutama sebelum memberikan Data Pribadi apa pun kepada Kami.

11. DAFTAR ISTILAH

Mengumpulkan berarti merangkum, mendapatkan atau memperoleh dengan cara yang sah dan adil, informasi dalam keadaan di mana individu tersebut dapat diidentifikasi atau teridentifikasi.

Pemasaran Langsung melibatkan Penggunaan dan/atau Pembagian Data Pribadi untuk berkomunikasi secara langsung dengan seseorang untuk mempromosikan barang atau jasa melalui komunikasi tertulis, verbal atau elektronik untuk perusahaan tempat individu itu bertindak untuk dan atas namanya. Barang atau jasa yang dipasarkan tersebut dapat merupakan milik orang-orang dari Iron Mountain atau orang-orang dari organisasi pihak ketiga yang independen atas nama Iron Mountain.

Diinformasikan Secara Tegas berarti keadaan di mana Kami telah memberi Anda pernyataan yang jelas (baik secara lisan atau tertulis) tentang fakta bahwa Kami tidak akan bertanggung jawab berdasarkan hukum yang berlaku, termasuk Peraturan Privasi.

Iron Mountain Indonesia berarti PT Iron Mountain Indonesia dan afiliasi-afiliasinya dalam Grup Iron Mountain.

Memilih Keluar berarti permintaan individu yang diungkapkan untuk tidak menerima komunikasi Pemasaran Langsung.

Data Pribadi berarti setiap data (a) yang terkait langsung atau tidak langsung dengan individu yang hidup; (b) yang dari data tersebut identitas individu dapat dipastikan secara langsung atau tidak langsung; dan (c) dalam bentuk di mana akses atau pemrosesan data dapat dilakukan. Hal ini termasuk, tetapi tidak terbatas pada, nama, alamat, nomor telepon, dan alamat surel dari individu tersebut.

Perjanjian Layanan berarti setiap perjanjian layanan yang dibuat antara Iron Mountain dengan pelanggan Iron Mountain.

Membagikan atau Berbagi umumnya berarti rilis informasi ke luar Iron Mountain kepada pihak ketiga atau entitas Iron Mountain lainnya.

Menggunakan berarti penanganan Data Pribadi dalam Iron Mountain.

Situs Web berarti situs web Iron Mountain dan halaman web terkait.

12. MENGHUBUNGI IRON MOUNTAIN

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang Pemberitahuan Privasi ini, silakan hubungi Tim Privasi & Kepatuhan melalui surel di compliance@ironmountain.com. compliance@ironmountain.com.

13. BAHASA

Pemberitahuan Privasi ini dibuat dalam Bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia. Dalam hal terjadi inkonsistensi atau ketidaksamaan antara versi Bahasa Inggris dan versi Bahasa Indonesia, versi Bahasa Inggris akan berlaku dan versi Bahasa Indonesia akan dianggap secara otomatis diubah untuk menyesuaikan dan konsisten dengan versi Bahasa Inggris.

Pemberitahuan Privasi ini terakhir diperbarui pada 31 Maret 2021.